Kommunikation & Werbung

Diese Seite ist ein Entwurf. An einigen Stellen wollen wir noch Inhalte ergänzen oder Ansprechstellen in der Umgebung suchen. Sie können uns dabei unterstützen, indem Sie sich bei uns melden, wenn Sie zu den offenen Punkten noch etwas wissen oder weitere Ideen haben, wie man diesen Teil des Veranstaltungsmanagements nachhaltiger gestalten kann! Schreiben Sie uns dazu gerne eine Mail an hallo@fairweg.info oder nutzen Sie unser Kontaktformular.

In diesem Kapitel soll es vor allem darum gehen, wie Sie Ihre Maßnahmen so kommunizieren, dass Sie möglichst alle mitnehmen. Merchandise würden wir in einem separaten Kapitel unterbringen – oder gehört das für Sie zusammen?

Eine transparente Kommunikation von Nachhaltigkeitsmaßnahmen beinhaltet zum einen die Vermittlung positiver Effekte für umweltgerechtes Handeln, zum anderen aber auch Besucher:innen zur aktiven Unterstützung zu motivieren. Dabei können verschiedene Grundsätze als Leitkriterien einer Veranstaltung hilfreich sein.

Gleichzeitig sollten alle Akteur:innen in die Veranstaltungsplanung mit einbezogen werden (etwa durch Feedback und Evaluation). Auf diese Weise können Sie feststellen, was Sie verbessern können und was bereits gut war. Das Ziel sollte sein, so viele Menschen wie möglich mit der nachhaltigen Natur der Veranstaltung zu erreichen, aber auch zu vermitteln, wie jede:r den eigenen Alltag nachhaltiger gestalten kann. Doch wie kommunizieren Sie Nachhaltigkeit nach außen? Natürlich tun Sie dies mittelbar durch die Umsetzung von Tipps aus einzelnen Kapiteln dieses Leitfadens – sei es beim Catering oder der Tischdekoration – doch die  Kommunikation ist der Schlüssel zur unmittelbaren Vermittlung nachhaltigen Veranstaltens. 


Schritt 1: Wie Sie Ihre Ideen und Ziele allgemein nach außen kommunizieren

Basic-Tipps 
  • Machen Sie sich mit Leistungsanbieter:innen der Region bekannt, die für Ihre Veranstaltung relevant sind/sein können 
  • Eventpatenschaften können ebenfalls nützlich sein, um Ihre Ziele nach außen zu kommunizieren 
  • Nutzen Sie vorgefertigte Checklisten passend zu Ihrer Veranstaltung, beispielsweise das Kapitel „Kommunikation“ im Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen des Umweltbundesamts
Pro-Tipps 
  • Arbeiten Sie mit lokalen Nachrichtenmedien zusammen, damit diese Ihre Ideen nach außen tragen können! Eine Übersicht über die Medien- und Presselandschaft in Trier finden Sie beispielsweise auf der Website der Stadt.
  • Veröffentlichen Sie Ihre Veranstaltung im Trierer Eventkalender: https://www.trier-info.de/eventkalender
  • Zeigen Sie den Besucher:innen die ÖPNV-Verbindungen auf und stellen Sie Anfahrtskarten, sowie Buspläne oder Zugverbindungen zur Verfügung.
  • Nutzen Sie Apps, um ihren Besucher:innen weitere Informationen Ihre Veranstaltung betreffend zu vermitteln, beispielsweise die Trierer Äppes oder Portazon.

Schritt 2: Die allgemeine Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen 

Basic-Tipps 
  • Schaffen Sie eine angenehme Arbeitsatmosphäre mit guten Arbeitsbedingungen, etwa mithilfe von Teambuilding, regelmäßigen Momenten der Reflexion, und angemessenem Lohn.
  • Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen eigene Ideen (zur Prozess- und Ablaufverbesserung) einzubringen. 

Schritt 3: Die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen bezüglich nachhaltig veranstalten 

Basic-Tipps 

Das übergeordnete Ziel: Ihren Angestellten sinnvoll vermitteln, warum Sie nachhaltig veranstalten möchten! 

  • Ziele, Maßnahmen und Standards der Veranstaltung durch sogenannte Briefings klar und verständlich machen  (Bsp.: gemeinsames Testen des Caterings und dazu Erklärung oder Einladung von Expert:innen) 
  • Geben Sie Ihren Mitarbeiter:innen weitere Informationen bezüglich Nachhaltigkeit an die Hand 
  • Motivieren Sie sie dazu das Thema Nachhaltigkeit nach außen zu tragen. 
  • Schulen Sie Ihre Angestellten im Thema Kommunikation ( z.B. Aktives Zuhören oder das 4-Ohren / Schnabel-Modell näher bringen).
  • Laden Sie Expert:innen als Unterstützung zu dem Nachhaltigkeitsbereich ein, der Ihre Veranstaltung betrifft.
  • Bestimmen Sie eine interne Ansprechperson für das Thema Nachhaltigkeit. 
Schritt 4: Die Kommunikation zwischen Ihnen und den Besucher:innen Ihrer Veranstaltung 

Das übergeordnete Ziel: Den Besucher:innen sinnvoll vermitteln, warum Sie nachhaltig veranstalten und warum Nachhaltigkeit im Allgemeinen und nicht nur als Eventthema von Relevanz ist! 

Basic Tipps 
  • Ihre Angestellten könnten den Gästen bei Fragen zur Verfügung stehen. 
  • Ihre Angestellten können zudem aktiv auf die Herkunft und Produktion der Produkte hinweisen.
  • Stellen Sie Expert:innen zur Verfügung, die Ansprechpersonen für die Gäste sein können.
  • Versuchen sie Nachhaltigkeit als eventübergreifendes Konzept zu vermitteln. 
  • Mitarbeitenden der Veranstaltung haben die Aufgabe Missverständnisse und Probleme zu vermeiden.
  • Schaffen Sie Transparenz bezüglich ihrer Produkte (fair, vegan vegetarisch).
     
     Im Kapitel Catering erfahren sie mehr über  faire, vegane, vegetarische Produkte.
Pro Tipps: 
  • Schaffen Sie Transparenz bezüglich ihrer Produkte (neben fair, vegan, vegetarisch: Lieferketten, Herkunft, Produktion etc.).
  • Zeigen Sie den aktuellen Ressourcenverbrauch auf (durch CO2-Ticker, Plastikzähler etc.).
  • schaffen Sie Transparenz bezüglich Ihrer Einnahmen. 
  • Klären Sie wenn möglich auch in Ihren Veranstaltungsunterlagen und digitalen Medien auf
  • Sie könnten z.B. auf Ihrer Website bei dem Anmeldungs-/Reservierungsprozess kurz über Ihre Veranstaltung und Ziele informieren sowie desgleichen über Social Media.
  • Nutzen Sie Werbung bzw. Werbemöglichkeiten und betreiben Sie Öffentlichkeitsarbeit 
  • Organisieren Sie Rabattangebote für engagierte Besuchende (Vermittlung von Akzeptanz durch Eigeninitiative)

Wichtig ist hierbei die Balance zwischen Informationsvermittlung und Informationsüberschüttung!